Elior Enseignement et Santé : doubler le flux en un mois

Elior Enseignement et Santé est une division d’Elior spécialisée dans la restauration scolaire (crèches, collèges et lycées) et des établissements de santé (hôpitaux, portage à domicile,…). Cette société, organisée par région, vit au rythme des appels d’offre, renouvelés environ tous les 3 ans, des 40 000 donneurs d’ordre territoriaux. Quand Elior, pour qui Proconseil déploie le lean depuis plusieurs années nous demande notre aide, l’affaire est urgente. Il s’agit de l’aider à se préparer à un appel d’offre qui va doubler les quantités de repas livrés à domicile, à partir d’un entrepôt de préparation et de distribution. Et pour corser l’affaire, la deuxième activité de cet entrepôt, dédiée aux crèches, va augmenter de 10% par an. Le challenge qui nous est proposé est donc le suivant : créer les conditions afin qu’Elior puisse absorber le doublement de l’activité de portage et réaliser une augmentation de 30% de l’activité crèches afin de rester jusqu’à la fin du bail. Tout cela en un mois et sans augmenter le nombre de personnes à la préparation !

Le 1er mars, lorsque notre équipe arrive sur le site, le chrono est déclenché. Elle va passer une semaine à comprendre les processus, les équipements, les variabilités dans la semaine mais aussi heure par heure sur chaque journée, à dessiner les plans de la plateforme et les flux,  à rencontrer les managers et les équipes.  Elle s’attachera également à comprendre les activités plutôt complexes qui mixent les arrivées matinales des plats frais (plus d’une vingtaine de compositions « entrée-plat-desserts »  évoluant chaque jour), des livraisons de produits non transformés (yaourts, pain, fruits, légumes,…) mais qu’il faudra séparer ou peser, des plats surgelés passant par les frigos, des produits stockés en réserve (boîtes de conserve, gâteaux secs,…)…Arrivent ensuite les équipes qui vont préparer la distribution par ville et par personne pour le portage à domicile et par crèche pour la deuxième activité. Puis arrivent enfin les livreurs  qui, après chargement de leur camionnette, partent vers leur zone de livraison. La deuxième semaine consistera alors, fort de notre première compréhension, à interroger tous les acteurs de la plateforme sur les dysfonctionnements et problèmes rencontrés car, conformément à la philosophie d’action de Proconseil, la conduite du changement est aussi importante que la technique, surtout dans le cadre d’actions rapides. Et cette façon de faire va grandement faciliter la réussite de la mission. Nous rencontrons en effet des acteurs qui avaient été peu impliqués et qui sont ravis de participer à la réflexion. Les problèmes sont donc posés et la fin de semaine servira à régler un certain nombre d’entre eux et à concevoir des scénarios permettant d’atteindre les résultats attendus. Chaque personne de la plateforme sera ainsi amenée à voter  pour élire le scénario qui lui semble être le meilleur et, à la fin de semaine, le scénario définitif est arrêté. Marche en avant, flux linéaire traversant la plateforme, absence de croisement piétons/engins, redéfinition des territoires de chaque activité, mise en place de mini lignes de préparation, ajout de convoyeurs manuels qui évitent de porter de nombreuses charges…les basiques  des principes logistiques sont conçus. Le plan général étant acté au tout début de la 3ème semaine, la course contre la montre continue. Recherche de matériels peu onéreux chez les brokers, finalisation des détails de l’implantation et des rôles de chacun, réalisation d’un plan en 3D sur l’implantation détaillée, présentation au personnel pour ajuster les derniers détails. Vient alors la semaine de toutes les vérités : les zones de préparation et de distribution ainsi que les zones piétonnières sont implantées, la signalétique verticale est installée puis, les convoyeurs arrivant, c’est le grand nettoyage et la réimplantation totale…

J-1, tout est prêt, l’activité reprend le jour prévu en utilisant les nouvelles dispositions. Et tout le monde en convient, elles permettent bien d’absorber la charge visée.

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